Viele Unternehmen im deutschen Mittelstand wissen es nicht: Bis zu 80 % der Kosten für externe KI-Beratung können durch das BAFA-Förderprogramm „Förderung unternehmerischen Know-hows" bezuschusst werden. Das macht professionelle KI-Strategieberatung für KMU erschwinglich – vorausgesetzt, der Antrag wird richtig und rechtzeitig gestellt.
In diesem Artikel erklären wir, wer berechtigt ist, was gefördert wird und wie Sie den Antrag Schritt für Schritt stellen.
Was ist die BAFA-Förderung für Unternehmensberatung?
Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) fördert im Rahmen des Programms „Förderung unternehmerischen Know-hows" externe Unternehmensberatung für kleine und mittlere Unternehmen. Das Programm läuft mindestens bis zum 31. Dezember 2026.
Die Förderung besteht aus einem direkten Zuschuss auf das Beratungshonorar:
- Alte Bundesländer (inkl. Bayern): 50 % Zuschuss, maximal 1.750 €
- Neue Bundesländer: 80 % Zuschuss, maximal 3.200 €
Konkret: Wenn Sie als bayerisches Unternehmen eine KI-Strategieberatung für 3.000 € beauftragen, zahlen Sie nach BAFA-Förderung nur 1.500 € aus eigener Tasche.
Wer ist berechtigt?
Die BAFA-Förderung richtet sich an KMU mit folgenden Eigenschaften:
- Weniger als 250 Mitarbeiter
- Jahresumsatz maximal 50 Mio. € oder Bilanzsumme maximal 43 Mio. €
- Mindestens 2 Jahre am Markt
- Unternehmen befindet sich nicht in wirtschaftlichen Schwierigkeiten
- Sitz oder Niederlassung in Deutschland
Freiberufler und Soloselbstständige sind ebenfalls förderberechtigt, wenn sie die Umsatz- und Beschäftigungsgrenzen einhalten.
Was wird gefördert – und was nicht?
Förderfähig ist externe Beratung durch BAFA-registrierte Berater, u.a.:
- KI-Strategieentwicklung und Potenzialanalyse
- EU AI Act Compliance Check und Beratung
- KI-Readiness-Analyse und Implementierungsberatung
- Prozessautomatisierung durch KI
- KI-Schulungskonzepte für Mitarbeiter (als einmalige Beratungsleistung)
Nicht förderfähig:
- Laufende Retainer- oder Abo-Verträge
- Reine Softwarelizenzen oder Hardware
- Interne Personalkosten
- Beratung, die bereits vor der Bewilligung begonnen hat
Dieser letzte Punkt ist entscheidend – und der häufigste Grund, warum Anträge abgelehnt werden.
Schritt-für-Schritt: So beantragen Sie BAFA-Förderung für KI-Beratung
Schritt 1: Beratungsunternehmen auswählen
Ihr KI-Berater muss BAFA-registriert sein. ScaleWise ist als BAFA-Berater registriert und kann direkt als Beratungsunternehmen im Antrag eingetragen werden. Holen Sie ein schriftliches Angebot ein, das Beratungsumfang, Stundenzahl und Gesamthonorar klar ausweist.
Schritt 2: Antrag stellen – BEVOR die Beratung beginnt
Das ist die wichtigste Regel: Der BAFA-Antrag muss vor dem ersten Beratungsgespräch gestellt und bewilligt sein. Wer zuerst berät und dann Förderung beantragt, geht leer aus – ohne Ausnahme.
Den Antrag stellen Sie online über das BAFA-Portal (bafa.de). Sie benötigen:
- Unternehmensdaten (Rechtsform, Mitarbeiterzahl, Umsatz)
- Daten des Beratungsunternehmens (BAFA-Registrierungsnummer)
- Kurzbeschreibung des Beratungsvorhabens
- Angebot des Beraters
Die Bearbeitung dauert in der Regel 2–4 Wochen.
Schritt 3: Beratung durchführen
Nach Bewilligung des Antrags kann die Beratung beginnen. Achten Sie darauf, dass Ihr Berater einen schriftlichen Abschlussbericht erstellt – dieser ist zwingend für den Verwendungsnachweis erforderlich.
Schritt 4: Verwendungsnachweis einreichen
Nach Abschluss der Beratung reichen Sie den Verwendungsnachweis beim BAFA ein. Dazu gehören:
- Rechnung des Beratungsunternehmens
- Zahlungsnachweis (Kontoauszug)
- Schriftlicher Abschlussbericht des Beraters
Nach Prüfung überweist das BAFA den Zuschuss direkt auf Ihr Konto. Das dauert meist weitere 4–6 Wochen.
Die häufigsten Fehler beim BAFA-Antrag
1. Beratung beginnt vor der Bewilligung Der häufigste und teuerste Fehler. Selbst ein erstes Strategiegespräch kann als Beratungsbeginn gewertet werden.
2. Fehlende BAFA-Registrierung des Beraters Nur BAFA-registrierte Berater sind förderfähig. Fragen Sie explizit nach der Registrierungsnummer.
3. Unvollständige Beschreibung des Vorhabens Das BAFA will verstehen, welches konkrete Problem die Beratung löst. Je klarer die Beschreibung, desto schneller die Bewilligung.
4. Kein schriftlicher Abschlussbericht Ohne Bericht kein Zuschuss. Das ist nicht verhandelbar.
5. Zu spät eingereicht Der Verwendungsnachweis muss innerhalb von 6 Monaten nach Beratungsabschluss eingereicht werden.
Fazit: Lassen Sie sich nicht mehr als nötig kosten
KI-Beratung ist eine Investition, die sich schnell amortisiert – und mit der BAFA-Förderung halbiert sich der Eigenanteil von Anfang an. Als BAFA-registrierter Berater begleitet ScaleWise Sie durch den gesamten Prozess: vom Antrag über die Beratung bis zum Verwendungsnachweis.
Ein guter Einstiegspunkt ist unser AI Act Quick Check (1.500 €, ca. 2–3 Stunden): ein abgeschlossenes Beratungsformat, das BAFA-förderfähig ist und Ihnen sofort zeigt, wo Ihr Unternehmen beim EU AI Act steht.